Гражданам – владельцам личных архивов

Гражданам – владельцам личных архивов

 Условия и порядок передачи архивных документов на хранение

в ГБУ «ОГАСПИ»

для источников комплектования – граждан

 

Граждане (далее – владельцы) могут передать документы личного происхождения в ГБУ «ОГАСПИ» безвозмездно на основании договора.

При передаче документов на постоянное хранение владелец документов может поставить условия, например:

оставить за собой исключительное право публикации документов на определенный по договоренности срок;

оставить за собой право ограничения использования отдельных документов на определенный по договоренности срок;

закрыть для использования отдельные документы на определенный по договоренности срок;

передать отдельные документы при условии предоставления ему копий.

Все условия, на которых владелец личного архива передает документы, должны быть обязательно оговорены в договоре между владельцем и ГБУ «ОГАСПИ».

В договоре могут не оговариваться:

выдача во временное пользование документов самому фондообразователю, передавшему свой личный архив безвозмездно;

ограничение использования документов ныне здравствующих граждан России, так как эти документы выдаются только с их согласия;

право на получение авторского гонорара, так как он выплачивается в соответствии с действующим законодательством независимо от места нахождения авторской рукописи.

При приеме документов личного происхождения, которые, как правило, поступают в ГБУ «ОГАСПИ» в неупорядоченном состоянии, владельцу документов выдается акт, где фиксируется, от кого получены документы, и в каком объеме. Объем указывается в документах (для особо ценных отдельных поступлений), в папках или связках – при больших объемах личного архива.

Перечень документов личного происхождения, подлежащих приему на постоянное хранение в архив:

 

  1. Личные документы биографического характера: автобиография, воспоминания, документы об образовании, дипломы о присвоении ученой степени и почетных званий; документы о награждении и поощрении, почетные грамоты, орденские книжки, приветственные адреса, книги с дарственными надписями; копии документов о рождении, браке;

 

  1. Документы трудовой и общественной деятельности: удостоверения и мандаты; партийные, профсоюзные и комсомольские билеты; патенты на чины, формулярные и послужные списки; анкеты;

 

  1. Документы о творческой деятельности;

 

  1. Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам;

 

  1. Переписка: письма, открытки;

 

  1. Изобразительные документы;

 

  1. Фотоальбомы и фотографии;

 

  1. Фоно-видеозаписи;

 

  1. Документы о членах семьи и близких родственниках;

 

  1. Коллекции документов.